Choisir la bonne solution pour votre petite entreprise
Avec l’avènement du travail à distance généralisé, la collaboration est devenue plus complexe. Au lieu de se rassembler dans une salle de conférence physique, les réunions sont désormais virtuelles. Comment choisir la bonne solution pour votre petite entreprise et donner à vos équipes les outils dont elles ont besoin pour réussir?
Les réunions improductives sont une perte de temps et d’énergie. Lorsqu’elles sont menées à distance, elles ont le potentiel d’être encore plus désorientâtes. La bonne solution de visioconférence peut rendre les réunions à nouveau productives.
5 choses à rechercher dans une solution de visioconférence
Avant d’acheter une solution de conférence pour les appels audio / vidéo et les réunions, il y a quelques questions auxquelles il faut répondre. Examinez attentivement chacune de vos solutions potentielles pour voir si elles prennent en charge ces fonctionnalités indispensables.
1.Fonctionnalité dans le navigateur
De nombreuses solutions de visioconférence exigent que les utilisateurs aient un compte ou téléchargent une application. C’est juste un autre cerceau à franchir et une autre connexion à retenir. Recherchez des options qui prennent en charge l’utilisation dans le navigateur et qui ont une disponibilité rapide à la place.
Lorsque vous pouvez simplement inviter des personnes à une réunion avec un e-mail rapide et qu’elles peuvent accéder directement à la réunion en cliquant sur un lien, vous réduisez le temps d’attente pour que les personnes trouvent leur connexion ou demandent un nouveau mot de passe, ou téléchargez et lancez une application .
Cisco Webex Meetings possède une interface rapide basée sur un navigateur, offrant un accès facile aux utilisateurs de bureau. Vos participants peuvent également participer via une tablette, un téléphone ou tout autre système de visioconférence normalisé. L’objectif est de fournir une qualité vidéo inégalée depuis n’importe où se trouve le membre de votre équipe, sur n’importe quel appareil qu’il choisit d’utiliser. Vous pouvez facilement personnaliser la disposition de la réunion pour une meilleure visualisation et une meilleure convivialité.
Mieux encore, aucun téléchargement ni configuration n’est requis et les utilisateurs peuvent facilement participer à des réunions par téléphone grâce à la fonction Appelez-moi. Vous pouvez planifier, démarrer et rejoindre de nouvelles réunions directement à partir de votre barre d’outils pour plus de flexibilité et de commodité.
2.Fonctionnalités de collaboration
La possibilité de partager et de collaborer activement pendant une conférence peut améliorer les appels vidéo et le travail d’équipe. Recherchez des solutions qui permettent les fonctionnalités suivantes:
- Partage d’écran. Être capable de montrer, de ne pas dire, peut rationaliser les processus de formation et faciliter le suivi des groupes lorsque vous montrez comment utiliser un nouvel outil ou une nouvelle application.
- Partage de fichiers. Le fait de déposer un document dans votre réunion pour que tout le monde puisse y accéder permet d’économiser du temps et des efforts par rapport à la création et à l’envoi d’un e-mail avec le fichier ou le lien joint.
- Messagerie instantanée. Avoir un chat intégré permet aux participants de poser des questions sans interrompre le déroulement d’une présentation et aide à conserver un enregistrement de participation.
Webex Meetings facilite le partage d’écran, le partage de fichiers et le chat en temps réel pendant les appels de visioconférence pour favoriser la collaboration et bâtir des équipes plus solides.
3.Capacité de parole en texte
Être en mesure de revoir ce qui s’est passé lors d’une conférence téléphonique peut donner à vos vidéoconférences un impact organisationnel durable. Recherchez des fonctionnalités telles que l’enregistrement audio / visuel, le sous-titrage codé, la transcription en temps réel et la prise de notes. Pouvoir partager une visioconférence passée avec quelqu’un qui l’a ratée est plus facile que d’essayer de la récapituler plus tard.
Webex Meetings peut enregistrer chaque conférence, fournir des sous-titres codés, faciliter la prise de notes et fournir des transcriptions précises que vous pouvez télécharger, enregistrer et partager selon vos besoins. Lorsque vous avez besoin de revoir une conférence plus ancienne, vous pouvez utiliser des mots clés ciblés pour rechercher dans les transcriptions des sections qui vous intéressent.
4.Coût vs valeur
Bien que le coût soit certainement un facteur pour les petites et moyennes entreprises (PME), il ne devrait pas être le facteur décisif lors du choix de la manière de gérer vos besoins d’appels de vidéoconférence. Toutes les options ne sont pas égales et il vaut mieux payer un peu plus pour une solution de visioconférence qui répond aux besoins de votre équipe.
- Qualité. Lisez les critiques et découvrez quelles solutions sont régulièrement louées pour un son clair et des flux vidéo fluides.
- Résolution. La qualité de l’image souffre-t-elle sur certains appareils? Vous avez besoin d’une solution qui ne fonctionne pas uniquement sur ordinateur ou sur mobile.
- Sécurité. Comment vos appels sont-ils cryptés? Qui gère la fonction de synthèse vocale et fournit des enregistrements, des transcriptions et des sous-titres codés?
- Soutien. Lorsque vous rencontrez des problèmes, attendre dans une file d’attente ou envoyer un e-mail à une équipe d’assistance n’est pas une solution viable. Vous avez besoin d’une aide disponible et accessible en temps réel.
La visioconférence Webex Meetings fournit un son clair et une vidéo haute résolution, ainsi qu’un cryptage, un enregistrement, un sous-titrage et une transcription en interne pour une expérience sécurisée. L’équipe d’assistance est disponible en permanence pour résoudre tout problème potentiel avec vous en temps réel.
5.Intégrations
Dans quelle mesure la solution de visioconférence s’intégrera-t-elle avec les outils que vous utilisez déjà? Posez les questions suivantes lorsque vous envisagez d’ajouter la vidéoconférence à votre gamme de solutions pour petites entreprises:
- Pouvez-vous fusionner de manière transparente votre liste de contacts, votre client de messagerie et vos calendriers pour faciliter les invitations à des réunions?
- Serez-vous en mesure d’accéder facilement aux fichiers à partir de vos emplacements de partage et de stockage de fichiers préférés?
- La solution est-elle compatible avec les outils et applications Microsoft et Apple?
- Qu’en est-il des plateformes de chat et de communication?
- Pouvez-vous utiliser la solution de vidéoconférence dans votre plate-forme de gestion de la relation client (CRM) pour petites entreprises préférée?
Pouvoir continuer à utiliser les autres solutions que votre équipe connaît rendra la visioconférence plus facile et plus intuitive.
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